1. Phạm vi tiếp nhận khiếu nại

Bao Bì MIS tiếp nhận phản ánh và khiếu nại liên quan đến các giao dịch được thực hiện thông qua website baobimis.com và các kênh bán hàng chính thức của Bao Bì MIS.

Các nội dung có thể được tiếp nhận bao gồm:

2. Nguyên tắc xử lý khiếu nại

Khi tiếp nhận khiếu nại, Bao Bì MIS thực hiện xử lý dựa trên các nguyên tắc:

• Tiếp nhận thông tin khách hàng cung cấp một cách đầy đủ và thiện chí.
• Đối chiếu với thông tin đơn hàng và dữ liệu có liên quan.
• Xác định nguyên nhân dựa trên bằng chứng và tình trạng thực tế.
• Trao đổi rõ ràng với khách hàng về kết quả kiểm tra.
• Đưa ra phương án xử lý phù hợp với từng trường hợp.
• Bảo mật thông tin cá nhân và thông tin giao dịch của khách hàng trong quá trình xử lý.

3. Thời gian gửi khiếu nại

Khách hàng nên gửi phản ánh ngay khi phát hiện vấn đề để Bao Bì MIS có thể kiểm tra thông tin khi dữ liệu và tình trạng hàng hóa còn đầy đủ.

Đối với các vấn đề liên quan đến giao sai, giao thiếu, hàng lỗi hoặc hư hỏng khi vận chuyển, khách hàng nên gửi yêu cầu trong vòng 07 ngày kể từ ngày nhận hàng.

Những trường hợp phản ánh sau thời gian trên vẫn có thể được Bao Bì MIS xem xét, tuy nhiên khả năng xác minh và phương án hỗ trợ sẽ phụ thuộc vào thông tin còn có thể đối chiếu.

4. Thông tin khách hàng cần cung cấp

Để việc xác minh được nhanh và chính xác, khách hàng nên cung cấp các thông tin sau nếu có:

Tùy nội dung khiếu nại, Bao Bì MIS có thể đề nghị khách hàng bổ sung thêm thông tin cần thiết để xác minh.

5. Quy trình xử lý khiếu nại

6. Thời gian phản hồi và xử lý

Bao Bì MIS sẽ cố gắng phản hồi khiếu nại trong thời gian sớm nhất sau khi nhận đủ thông tin cần thiết.

Thời gian xử lý cụ thể phụ thuộc vào tính chất của từng vấn đề. Một số trường hợp có thể cần thêm thời gian nếu phải:

• Kiểm tra lại dữ liệu kho hoặc quá trình đóng gói.
• Đối chiếu thông tin với đơn vị vận chuyển.
• Kiểm tra giao dịch ngân hàng hoặc thanh toán.
• Kiểm tra lô sản phẩm hoặc thông tin sản xuất.
• Chờ khách hàng cung cấp thêm bằng chứng cần thiết.

7. Khiếu nại liên quan đến sản phẩm lỗi

Nếu khách hàng phản ánh sản phẩm bị lỗi, Bao Bì MIS có thể yêu cầu hình ảnh hoặc video thể hiện tình trạng lỗi để xác định nguyên nhân.

Nếu lỗi được xác định phát sinh từ quá trình sản xuất hoặc thuộc trách nhiệm của Bao Bì MIS, phương án xử lý có thể bao gồm:

• Đổi sản phẩm cùng loại.
• Gửi bổ sung sản phẩm thay thế.
• Hoàn lại giá trị phần sản phẩm bị lỗi.
• Thỏa thuận phương án khắc phục phù hợp khác.

8. Khiếu nại giao sai hoặc thiếu hàng

Trường hợp khách hàng nhận sai mẫu, sai kích thước, sai phân loại hoặc thiếu số lượng, Bao Bì MIS sẽ đối chiếu thông tin đơn hàng và dữ liệu đóng gói.

Nếu xác định sai sót thuộc trách nhiệm của Bao Bì MIS, chúng tôi sẽ thực hiện gửi bổ sung, đổi lại sản phẩm hoặc áp dụng phương án phù hợp khác.

9. Khiếu nại liên quan đến vận chuyển

Nếu kiện hàng bị hư hỏng, thất lạc hoặc có vấn đề trong quá trình giao nhận, Bao Bì MIS có thể cần phối hợp với đơn vị vận chuyển để xác minh.

Khách hàng nên giữ lại:

• Thùng, túi hoặc bao bì đóng gói của kiện hàng.
• Tem vận chuyển và mã vận đơn.
• Hình ảnh tình trạng kiện trước khi mở.
• Video mở kiện nếu có.
• Sản phẩm bị ảnh hưởng để phục vụ việc kiểm tra.

10. Khiếu nại liên quan đến thanh toán

Đối với các vấn đề như chuyển nhầm số tiền, thanh toán trùng, chưa ghi nhận thanh toán hoặc có chênh lệch về giao dịch, khách hàng nên cung cấp:

• Thời gian thực hiện giao dịch.
• Số tiền thanh toán.
• Nội dung chuyển khoản.
• Thông tin đơn hàng.
• Hình ảnh hoặc chứng từ giao dịch khi cần thiết.

Bao Bì MIS sẽ đối chiếu giao dịch thực tế trước khi xác nhận phương án xử lý.

11. Khiếu nại liên quan đến hóa đơn

Nếu có sai sót về thông tin hóa đơn, khách hàng vui lòng cung cấp thông tin đơn hàng và nội dung cần điều chỉnh.

Việc điều chỉnh, thay thế hoặc xử lý hóa đơn đã phát hành sẽ được thực hiện theo quy định hiện hành và tình trạng cụ thể của hóa đơn.

12. Các trường hợp có thể không được chấp nhận khiếu nại

Bao Bì MIS có thể không chấp nhận yêu cầu bồi hoàn hoặc đổi trả nếu xác định:

• Bao Bì MIS đã giao đúng sản phẩm và đúng nội dung đơn hàng đã xác nhận.
• Khách hàng đặt nhầm mẫu, kích thước hoặc quy cách.
• Sản phẩm bị hư hỏng do sử dụng hoặc bảo quản không phù hợp.
• Sản phẩm đã bị tự ý sửa chữa, cắt, gia công hoặc thay đổi.
• Không còn đủ thông tin hoặc bằng chứng để xác định lỗi thuộc trách nhiệm của Bao Bì MIS.
• Yêu cầu phát sinh từ những khác biệt nhỏ nằm trong dung sai sản xuất thông thường và không ảnh hưởng đến công năng sản phẩm.

Bao Bì MIS vẫn sẽ tiếp nhận phản ánh để kiểm tra trước khi đưa ra kết luận đối với từng trường hợp cụ thể.

13. Phương án giải quyết khiếu nại

14. Trường hợp hai bên chưa thống nhất

Nếu khách hàng và Bao Bì MIS chưa thống nhất được kết quả xử lý, hai bên sẽ tiếp tục trao đổi dựa trên thông tin, tài liệu và bằng chứng liên quan.

Bao Bì MIS ưu tiên giải quyết tranh chấp thông qua thương lượng và hợp tác nhằm tìm phương án phù hợp cho cả hai bên.

Trường hợp không thể giải quyết bằng thương lượng, các bên có quyền sử dụng các phương thức giải quyết tranh chấp phù hợp theo quy định pháp luật.

15. Bảo mật thông tin khiếu nại

Các thông tin cá nhân, thông tin đơn hàng và tài liệu khách hàng cung cấp trong quá trình khiếu nại chỉ được sử dụng trong phạm vi cần thiết để xác minh và giải quyết vụ việc.

Bao Bì MIS không yêu cầu khách hàng cung cấp mật khẩu tài khoản ngân hàng, mã PIN hoặc mã OTP trong quá trình xử lý khiếu nại.